Гомдол, зарга барагдуулах журам

ГОМДОЛ ШИЙДВЭРЛЭХ ЖУРАМ  – СAP_P13 /2023.05.15/

5.Гомдол гаргах болон хүлээн авах зарчим

  1. Баталгаажуулалтын байгууллага нь хэрэглэгч, үйлчлүүлэгчийн зүгээс санал хүсэлт, гомдлоо гаргах нөхцөл боломжийг бүрэн хангаж ажиллана.
  2. Гомдол гаргагч нь гомдол гаргахдаа овог нэр, ажлын газар, албан тушаал, холбоо барих утас, оршин суугаа хаягаа заавал өгнө. 
  3. Хэрэглэгч, үйлчлүүлэгч нь Сертф Аженси ХХК-ийн баталгаажуулалттай холбоотой гомдлоо эхлээд заавал тус компанийн баталгаажуулалтын албанд гаргана.
  4. Сертф Аженси ХХК нь гомдлыг хүлээн авснаас хойш 3 сарын хугацаанд шийдвэрлэж чадаагүй тохиолдолд гомдол гаргагч нь Баталгаажуулалтын албанд гомдол гаргах эрхтэй.
  5. Гомдол, санал хүсэлтийг хүлээн авах сувгуудын мэдээллийг Сертф Аженси ХХК-ийн цахим хуудас, танилцуулга, хэрэглэгчтэй байгуулах гэрээ болон бусад хэрэглэгчтэй харилцдаг маягтуудад байршуулна.

 

6.Гомдлыг хүлээн авах, бүртгэх

  1. Хэрэглэгч, үйлчлүүлэгч нь Сертф Аженси ХХК –ийн үйл ажиллагаатай холбоотой санал, хүсэлт, гомдлоо дараах сувгуудыг ашиглан өгнө.Үүнд:
  • Амаар: Сертф Аженси ХХК-ийн оффисс дээр ирж уулзах, 91113710 суурин утсаар мэдээлэх
  • Бичгээр: Албан бичиг, өргөдөл өгөх
  • Цахимаар: info@certf-agency.com мэйл хаяг, certf-agency.com вэб сайт,  Certf Agency LLC facebook хуудасаар хүлээн авна.
  1. Бичгээр болон цахимаар санал хүсэлт, гомдол ирсэн тохиолдолд гомдол гаргагчийн мэдээллийг бүрэн бичүүлж хүлээн авсан байх бөгөөд хэрвээ утсаар гомдол гаргасан бол гомдол гаргагчийн мэдээллийн үнэн бодит байдлыг хадгалах зорилгоор яриаг бичлэг хийж авна.
  2. Захиргаа, хүний нөөцийн менежер нь хэрэглэгч, үйлчлүүлэгчийн гаргасан санал хүсэлт, гомдлыг хүлээн авсан тухайгаа тухайн гомдол гаргагчид ажлын 3 хоногт багтаан албан ёсоор мэдэгдэнэ.
  3. Захиргаа, хүний нөөцийн менежер нь хэрэглэгч, үйлчлүүлэгчийн зүгээс гаргасан бүхий л гомдлыг Хэрэглэгч, үйлчлүүлэгчийн гомдлын бүртгэл /CAP_P13_01/-ийн дагуу тухай бүр бүртгэж, Баталгаажуулалтын албаны даргад мэдээлнэ.
  4. Баталгаажуулалтын албаны дарга нь хэрэглэгч, үйлчлүүлэгчийн гомдлын бүртгэлийг тухай бүр хянаж, ажлын 3 хоногийн дотор Гүйцэтгэх захиралд танилцуулна.

“COMPLAINT HANDLING PROCEDURE – CAP_P13 /2023.05.15/”

5. Principles for Submitting and Receiving Complaints

The certification body shall ensure full opportunity for clients and consumers to submit feedback, requests, and complaints.

When submitting a complaint, the complainant must provide their full name, workplace, position, contact number, and residential address.

The client or consumer shall first submit their complaint related to certification activities directly to the Certification Department of Certf Agency LLC.

If Certf Agency LLC fails to resolve the complaint within three (3) months from the date of receipt, the complainant has the right to escalate the complaint to the Accreditation Department.

Information regarding channels for submitting complaints and feedback shall be displayed on Certf Agency LLC’s official website, brochures, client contracts, and other communication forms used with clients.

6. Receiving and Registering Complaints

Clients and consumers may submit their feedback, requests, or complaints regarding the activities of Certf Agency LLC through the following channels:

  • Visit the Certf Agency LLC office in person or call the landline 91113710
  • In writing: Submit an official letter or written request
  • Electronically: Send via email to info@certf-agency.com, through the website certf-agency.com, or via the Certf Agency LLC Facebook page

When a complaint or feedback is received in writing or electronically, the complainant’s complete information must be recorded and acknowledged.
If the complaint is made by phone, the conversation shall be recorded to ensure the accuracy and authenticity of the complainant’s information.

The Administration and Human Resource Manager shall formally acknowledge receipt of the complaint to the complainant within three (3) working days.

The Administration and Human Resource Manager shall record all complaints from clients and consumers in the Client Complaint Register (CAP_P13_01) and report them to the Head of the Certification Department.

The Head of the Certification Department shall review the complaint register on a case-by-case basis and submit it to the Executive Director within three (3) working days.